- આપણી કંપનીના આઉટડોર સેલ્સ માટે કામ કરતા લોકોનો મોટા ભાગનો સમય બહાર ફિલ્ડ પર કસ્ટમરોની મુલાકાત લેવામાં વિતતો હોય છે.
- આવી આઉટડોર ફિલ્ડ વિઝિટ દરમિયાન તેમણે ટ્રાવેલીંગ, રહેવા-જમવાના, ફોન-કોમ્યુનિકેશન વગેરે અમુક પ્રકારના ખર્ચ કરવા પડે છે.
- આવા દરેક ખર્ચ કંપનીએ તેમને ચૂકવી આપવાના હોય છે. એને માટે એક સરળ વ્યવસ્થા કરવી જરૂરી છે.
- આવા ખર્ચનું પેમેન્ટ કરવા માટે સ્પષ્ટ પોલિસીનો અમલ કરવો જરૂરી છે. ટ્રાવેલીંગ, જમવાના, રહેવાના વગેરે અલગ અલગ પ્રકારના ખર્ચની શું લિમિટ હશે, બહારગામની ટૂર વખતે એ લિમિટમાં કેવી રીતે વધ-ઘટ થશે, એ પોલિસીમાં સ્પષ્ટ રીતે સમજાવેલું હોવું જોઇએ.
- કંપનીના કયા લેવલના, કયા ગ્રેડ કે હોદ્દાના સ્ટાફ મેમ્બરો ટ્રાવેલીંગ કરતી વખતે કયા માર્ગે (એર-ટ્રેન-બસ-ટેક્ષી) ટ્રાવેલીંગ કરી શકે છે, એમાં કયા ક્લાસની ટિકિટ લઇ શકે છે, એમને હોટેલમાં રહેવા માટે કયા દેશ કે શહેરમાં કેટલું ભથ્થું-એલાવન્સ મળશે, ખાવા-પીવાના કે સ્થાનિકે મુસાફરી માટે કેટલો ખર્ચ કરી શકશે, એની સ્પષ્ટતા કરવી જરૂરી છે.
- અલગ અલગ દેશો, કે ભારતમાં મોટા મેટ્રો શહેરો કે નાના શહેરો એ દરેક માટે અલગ અલગ લિમિટ પણ રાખી શકાય.
- પોતાની બિઝનેસ ટૂર બાદ પોતાના ખર્ચનું પેમેન્ટ કંપનીમાંથી મેળવવા માટે ટૂર દરમિયાન અલગ અલગ જગ્યાએ જ્યાં જ્યાં પેમેન્ટ કર્યું હોય, ત્યાંથી બિલ અથવા બીજા કયા ડોક્યુમેન્ટ લેવા જોઇએ કે તૈયાર કરવા જોઇએ એ વિશે સેલ્સ ટીમને બરાબર માર્ગદર્શન આપવું જોઇએ.
- જરૂર પડ્યે ટૂર શરૂ થતાં પહેલાં સેલ્સ પ્રતિનિધિને અમુક રકમ એડવાન્સ તરીકે આપવી જોઇએ અને પછી ટૂર પૂરી કરીને એ પાછો આવે, ત્યારે ફાઇનલ હિસાબની સામે એ સેટલ કરવી જોઇએ.
- સેલ્સ ટીમની દરેક વ્યક્તિના ટ્રાવેલીંગ ખર્ચનું પેમેન્ટ કરતાં પહેલાં એના ઉપરી-સુપરવાઇઝર-મેનેજર પાસેથી એ ચેક કરાવીને એને ઓેરાઇઝ-અધિકૃત કરાવી લેવું. ઉપરાંત, એકાઉન્ટ્સ ડિપાર્ટમેન્ટમાંથી કોઇકે એ ખર્ચ ટ્રાવેલ પોલિસીમાં નિયત કરાયેલ લિમિટની અંદર જ છે એ વાતની ચોકસાઇ પણ કરી લેવી જોઇએ. જો એ લિમિટ કરતાં વધારે હોય, તો યોગ્ય સિનિયર વ્યક્તિ પાસેથી એને પાસ કરાવવાની મંજૂરી મેળવવા માટે સેલ્સ પ્રતિનિધિને કહેવું જોઇએ, અથવા તો લિમિટ મુજબ જ પૈસા આપવા જોઇએ.
- પોલિસીથી ઉપરવટ જઇને કોઇક ખર્ચ પાસ કે રીજેક્ટ કરવાનો પ્રશ્ર્ન ઊભો થાય ત્યારે સમય-સંજોગો-વાસ્તવિકતાને અને લાંબા સમયને ધ્યાનમાં રાખીને, પરિપક્વતા દાખવીને આવા નિર્ણયો લેવાવા જોઇએ. માત્ર પોલિસીનો શબ્દશ: અમલ કરવા જતાં ઘણી વાર સેલ્સ ટીમનો ઉત્સાહ પડી ભાંગવાનો કે ભવિષ્યની ટૂરોની અસરકારકતા પર એની અસર આવવાની શક્યતા હોય છે. એની સાથે સાથે, કોઇ વ્યક્તિ છૂટછાટનો ખોટો ફાયદો ન ઊઠાવે એની તકેદારી પણ રાખવી જોઇએ.
- દરેક ટૂર બાદ અથવા તો એક નિયત કરેલ સમયે આવા બધા ખર્ચનું પેમેન્ટ બિનજરૂરી વિલંબ કર્યા વગર સમયસર કરી લેવું જોઇએ.
આના પછી શું વાંચશો?
આગળનો લેખ:
સેલ્સ ટીમનું ટાર્ગેટ કેવી રીતે નક્કી કરવું?
