જાહેરખબર આપતાં પહેલાંની તૈયારી
મેટર તૈયાર કરવી
- પ્રિન્ટ જાહેરખબર માટે યોગ્ય ડિઝાઇન અને મેટર તૈયાર કરાવો. રેડિયો કે ટી.વી. માટે પણ એ જ રીતે કન્સેપ્ટ, સ્ક્રીપ્ટ વગેરે તૈયાર કરાવવી.
- આ માટે જરૂર પડ્યે પ્રોફેશનલ ડિઝાઇનર કે પ્રોડક્શન કંપનીઓની મદદ લેવી સલાહભરી છે.
- પ્રિન્ટ જાહેરખબરના ફોન્ટ, કલર, ચિત્રો, શબ્દોની મેટર અને ડિઝાઇનના બીજા પાસાંઓ ખૂબ ધ્યાન આપીને નક્કી કરો.
- આપણી બ્રાન્ડની સમગ્રતાને ધ્યાનમાં રાખીને તૈયાર કરાયેલ માર્ગદર્શક પાસાંઓ કેન્દ્રમાં રાખીને ડિઝાઇન એ અનુસાર જ થાય અને આપણી જાહેરખબરોમાં સાતત્ય જળવાય એની કાળજી રાખવી.
- જાહેરાતની મેટરમાં સ્પેલીંગ-જોડણી અને વ્યાકરણને ખાસ ચકાસવા. આવી ભાષાકીય ભૂલો સાથેની જાહેરાત અત્યંત અનિચ્છનીય છે અને આપણી બ્રાન્ડની પ્રતિભાને નુકસાન પહોંચાડી શકે છે.
- જો આપણી જાહેરખબરોનું બીજી ભાષાઓં ભાષાંતર કરાયું હોય, તો એની મેટર એ ભાષાના આધારભૂત નિષ્ણાત પાસેથી ચેક કરાવી લેવી જરૂરી છે.
- ટી. વી. કે રેડિયોની જાહેરખબરમાં પ્રોફેશનલ્સની મદદ લઇને ઓયો, વિડિયો તથા આપણા મેસેજનો સૂર એ બધુંય એકસૂત્રી, એકબીજાને તેમજ આપણી બ્રાન્ડ ઇમેજને અનુરૂપ હોય એની તકેદારી રાખવી.
- આગર આપણી પ્રોડક્ટની જાહેરખબરમાં કોઇ સરકારી માર્ગદર્શનો કે નિયંત્રણો લાગુ પડતા હોય, તો એનો અમલ થાય એ ખાસ જોઇ લેવું. (દા.ત. અમુક જાહેરખબરોમાં પાત્રોને કોઇ ખતરનાક સ્ટંટ કરતા દેખાડેલા હોય, તો એની નીચે એક ચેતવણી આપવી જરૂરી હોય છે. સિગરેટ કે તમાકુની જાહેરખબરમાં પણ યોગ્ય ચેતવણી છાપવી ફરજિયાત છે.)
- આપણી ફાઇનલ જાહેરખબર કે જે પ્રકાશન (છાપાં-મેગેઝિન) માટે કે પ્રસારણ (ટી.વી.-રેડિયો) માટે જવાની હોય, એને જાતે ખાસ ચેક કરવાનો આગ્રહ રાખો અથવા તો કોઇ જવાબદાર વ્યક્તિ પાસેથી ચેક કરાવીને જ મંજૂર કરાવો. કોઇ છેલ્લી ઘડીની ગેરસમજને કારણે એકનું બીજું છપાઇ જાય એવી શક્યતાની સામે આ સાવચેતી જરૂરી છે. મેટરનું છેલ્લું સાઇન-ઓ કરાવીને જ મોકલો.
આપણા સ્ટાફ અને આપણી ઓફિસને તૈયાર કરવા
- આપણી ઓફિસમાં જે લોકોને એ જાહેરખબરથી લાગતું-વળગતું હોય, એ બધાંયને એ જાહેરખબર બતાવીને એની પાછળનો ઉદ્દેશ સમજાવવો જરૂરી છે.
- આપણે જો જાહેરખબરમાં ફોન નંબર આપેલા હોય, તો એ ચેક કરી લો કે એ દરેક ફોન નંબર ચાલે છે કે નહીં. ઉપરાંત, ઓસના સમયમાં એ દરેક ફોનને કોઇક ઉપાડનાર છે કે નહીં. ઘણીવાર, જાહેરખબરમાં છપાયેલ નંબરને કસ્ટમરો વારંવાર ફોન કરે એ બાદ પણ એ કોઇ ઉપાડતું નથી, એ મેં અનુભવ્યું છે. આપણી કંપનીમાં ફોન કરનારને આવો અનુભવ ન થાય, એ ખાસ ધ્યાન રાખવું.
- ફોન ઉપરાંત, ઇ-મેલ કે બીજા કોન્ટેક્ટ માટેનાં દરેક પોઇન્ટને કોઇક ચેક કરનારું હોય, એની તકેદારી રાખવી.
- જે લોકો ફોન ઉપાડવાના હોય, એમને વ્યવસ્થિત ટ્રેનિંગ આપીને તૈયાર કરવા જરૂરી છે. શું બોલવું, શું ન બોલવું, કેવી રીતે બોલવું, શું કરવું, શું ન કરવું એ સમજાવો.
- જાહેરખબરમાં અપાયેલ દરેક બાબતનો અર્થ તથા એના વિશે એમને પૂરતી માહિતી આપવી.
- ફોન કરનાર લોકો પાસેથી આવી શકે એવા શક્ય હોય એટલા તમામ પ્રશ્ર્નો અને એના જવાબોથી એમને માહિતગાર કરવા જરૂરી છે. શક્ય હોય, તો આવા સંભવિત સવાલ-જવાબનું એક ડોક્યુમેન્ટ બનાવીને એમને આપીને ટ્રેનિંગ આપવી.
- જો આપણા લોકોએ ફોન કરનાર પાસેથી કોઇ વીગત લેવાની હોય (દા.ત. નામ, ફોન નંબર, ઇ-મેલ એડ્રેસ વગેરે), તો એ વીગત લેવા માટે એમણે શું સવાલ પૂછવા, કેવી રીતે પૂછવા એ તથા એમણે એ બધી વીગત કયાં અને કેવી રીતે લખવી કે ટાઇપ કરવી એ એમને શિખવવું.
- કદાચ ફોન કરનાર કોઇ એવો સવાલ પૂછે કે જેનો જવાબ એમની પાસે ન હોય, તો કયા સિનિયરનો સંપર્ક કરવો, એ એમને સમજાવવું અને એ સિનિયરને પણ આ બાબત વિશે જાણ કરવી.
- જો જાહેરખબરના રીસ્પોન્સમાં ઇ-મેલથી ઇન્કવાયરી આવવાની હોય, તો એ ઇ-મેલ એડ્રેસ કોઇક ચેક કરીને વાંચે અને દરેક ઇ-મેલનો પ્રાથમિક જવાબ આપી દે એવું નિયત કરો.
- આપણે ફોન કરનારને કંઇક મોકલવાનો વાયદો કરીએ (દા.ત. બ્રોશર, કેટેલોગ, પ્રાઇસ-લિસ્ટ, સેમ્પલ વગેરે), તો એ તકેદારી રાખો કે આપણી પાસે એનો પૂરતો સ્ટોક હોય અને એ વસ્તુ વાયદા પ્રમાણે એ સમયગાળામાં મોકલાઇ જ જાય. આપણી પ્રોમિસ સમયસર પળાય એ ખાસ જૂઓ
આના પછી શું વાંચશો?
આગળનો લેખ:
જાહેરખબર પ્રકાશિત થયા પછીનાં કામો
પૂર્વ લેખ:
જાહેરખબર અભિયાનનું પ્લાનીંગ કેવી રીતે કરવું?
