ઇ-મેલ માર્કેંટિંગ અભિયાન

આજના સમયમાં આપણા સંભવિત કસ્ટમરોને આપણો માર્કેંટિંગ સંદેશ પહોંચાડવા માટે ઇ-મેલનો પણ ઉપયોગ થાય છે. નવા જમાનાના માર્કેંટિંગ માટે ઇ-મેલ એક ઉપયોગી માધ્યમ છે. આપણે ઇ-મેલ માર્કેંટિંગ અભિયાન ચલાવતી વખતે શું ધ્યાનમાં રાખવું જોઇએ એ વિશે અહીં જોઇએ.

ઇ-મેલ લિસ્ટ (ડાટાબેઝ)

• આપણી કંપનીમાંથી જેમને વારંવાર ઇ-મેલ મોકલી શકાય એવા સંભવિત કસ્ટમરોના ઇ-મેલ સરનામાઓં એક માસ્ટર લિસ્ટ હંમેશાં મેનેજ થતું રહે એ જોવું.
• આ લિસ્ટમાંના ઇ-મેલ સરનામાઓ સતત ફ્રેશ રહે, એ માટે એમાં નિયમિત રીતે સુધારા-વધારા થતા રહે એવી જવાબદારી કોઇકને સોંપવી જોઇએ.
• જો આપણું ઇ-મેલ લિસ્ટ જૂનું હશે, તો એમાંના ઘણાં ઇ-મેલ સરનામાઓ જૂના થઇ ગયા હશે કે બંધ થઇ ગયા હશે. આવા સરનામાઓ પર ઇ-મેલ મોકલવાથી એ બાઉન્સ થશે, પાછા આવશે અથવા તો એમની ડિલિવરી યોગ્ય રીતે નહીં થાય. આવી રીતે જો આપણે મોકલેલા ઘણાં ઇ-મેલ બાઉન્સ થઇને પાછા આવે, તો ઇ-મેલ સર્વિસ કે સર્વર આપણને બ્લોક કરે, બ્લેકલિસ્ટ કરે અને આપણને વધારે ઇ-મેલ મોકલતાં રોકી શકે એવી શક્યતા છે.
• જેમણે આપણી પાસેથી ઇ-મેલ આવે એની સંમતિ આપી હોય, જેમને આપણા ઇ-મેલ મેળવવામાં વાંધો ન હોય, એવા લોકોને એમના આપેલ ઇ-મેલ એડ્રેસ પર જ ઇ-મેલ મોકલવા. બીજા ગમે ત્યાંથી મળેલા ઇ-મેલ એડ્રેસ પર ઇ-મેલ મોકલવાથી ઇ-મેલ સર્વિસ પૂરી પાડનાર કંપનીઓ આપણા ઇ-મેલને મેળવનાર વ્યક્તિના વણનોતર્યા સંદેશાઓ રાખવાના સ્પેમ કે જંક ફોલ્ડરમાં નાખે છે. આવા મેસેજીસ એ વ્યક્તિ સુધી પહોંચતા જ નથી. આપણી બધી મહેનત વ્યર્થ જાય છે. આપણે માનીશું કે આપણે હજારો-લાખો લોકોને ઇ-મેલ મોકલેલા છે, પરંતુ એમાંથી મોટા ભાગનાને તો એની ખબર જ નહીં પડે અને આપણી ગણતરી ખોટી પડશે.
• ઇ-મેલ મોકલવા માટે ઇન્ટરનેટ પર ઘણી ઇ-મેલ સર્વિસીસ ઉપલબ્ધ છે. એમાંની અમુક મફત અને અમુક ચાર્જીસ સાથેની છે. આવી સર્વિસીસ આપણને આપણા ઇ-મેલ લિસ્ટ બનાવીને એને મેનેજ કરવામાં, ઇ-મેલ ડિઝાઇન કરવામાં તથા ઇ-મેલ મોકલવામાં આપણને મદદ કરી શકે છે. આપણે એમના મારફતે ધાર્યા સમયે ઇ-મેલ મોકલી શકીએ છીએ અને આપણે મોકલેલા ઇ-મેલ કેટલાને પહોંચ્યા, કેટલાએ ખોલ્યા વગેરે માહિતી પણ મેળવી શકીએ છીએ.
• જે ઇ-મેલ બાઉન્સ થાય, એમના સરનામા આપણા ઇ-મેલ લિસ્ટમાંથી કાઢી નાખવામાં આવે એ જરૂરી છે, જેથી ફરીથી એમને ઇ-મેલ મોકલવાનો પ્રયાસ જ ન થાય.

ઇ-મેલની મેટર

• આપણો ઇ-મેલ મેસેજ મેળવનારને બરાબર વંચાય એવા ફોરમેટમાં ઇ-મેલની મેટર તૈયાર કરો.
• આજકાલ ઇ-મેલ વાંચવા માટે લોકો પાસે કોમ્પ્યુટર-લેપટોપ-ટેબ્લેટ-મોબાઇલ વગેરે અનેકવિધ ઓન્સ છે. ઉપરાંત એ બધાંયમાં પણ ઇ-મેલ વાંચવા માટે અલગ અલગ પ્રકારના બ્રાઉઝર, ઇ-મેલ પ્રોગ્રામ્સ, એપ્સ ઉપલબ્ધ છે. આપણે મોકલેલ ઇ-મેલ અલગ અલગ ડીવાઇસ અને અલગ અલગ પ્રોગ્રામમાં કેવી રીતે દેખાશે, એ જોઇ લેવું જરૂરી છે.
• આપણા ઇ-મેલના મેસેજમાં કોઇ સ્પેલીંગ, વ્યાકરણ કે કોઇ ભાષાકીય ભૂલો નથી એની ખાસ ચકાસણી કરી લો.
• આપણે જો ઇ-મેલ દ્વારા આપણી વેબ-સાઇટના કોઇ પેજની લીંક આપી હોય, તો ઇ-મેલ મોકલતાં પહેલાં એ લીંક બરાબર ચાલે છે, એની ચકાસણી કરી લો. ઉપરાંત, આ પેજની મેટર બરાબર છે કે નહીં, એ પણ ખાસ ચેક કરી લો.
• શક્ય હોય ત્યાં સુધી ઇ-મેલ સાથે કોઇ બીજી ફાઇલનું અટેચમેન્ટ ન મોકલો. આવા અટેચમેન્ટ્સને કારણે ઇ-મેલ મેળવનાર વ્યક્તિના ઇન-બોક્ષ ભરાઇ જાય છે. એમની ઇન્ટરનેટની બેન્ડવીથ વપરાય છે અને એને ડાઉનલોડ કરવામાં કે વાંચવામાં ઘણો સમય પણ વેડફાય છે. આને કારણે લોકોને વણનોતર્યા ઇ-મેલ સાથે આવતા બિનજરૂરી અટેચમેન્ટ પ્રત્યે ગુસ્સો આવે છે. આનાથી આપણી નેગેટિવ ઇમેજ ઊભી થાય છે. આપણે આવું ન કરવું જોઇએ.
• ઇ-મેલની સબ્જેક્ટ લાઇન (વિષય-મથાળું) ધ્યાનાકર્ષક લખો. આ લાઇન ટૂંકી, ભૂલો વગરની, અર્થપૂર્ણ અને ઇ-મેલની મેટર સાથે બંધબેસતી હોવી જોઇએ. સબ્જેક્ટની લાઇન વાંચીને વાંચનારને ઇ-મેલ ખોલવાની ઇંતેજારી થાય એવી એ લાઇન હોવી જોઇએ.
• આપણો ઇ-મેલ જ્યારે મેળવનારના ઇન-બોક્ષમાં પહોંચશે, ત્યારે એને મોકલનારનું નામ પણ સબ્જેક્ટની પહેલાં દેખાય છે. આ નામ આપણે સેટ કરવાનું હોય છે. એ નામ આપણે ઇચ્છા મુજબ સેટ કરેલું હોવું જોઇએ. ઘણીવાર આ નામ પ્રત્યે મોકલનારનું ધ્યાન જ નથી હોતું અને અજુગતું નામ સામે ઇ-મેલ મેળવનારને દેખાય છે. આનાથી ઘણી ગૂંચવણો પણ પેદા થઇ શકે છે.

ઇ-મેલ માર્કેંટિંગ વિશે ધ્યાન રાખવાની અન્ય બાબતો

• આપણે ઇ-મેલ એક-એક વ્યક્તિને અલગ અલગ મોકલવા જોઇએ. અથવા તો, જો આપણે એક કરતાં વધારે લોકોને એક સાથે ઇ-મેલ મોકલવા માગતા હોઇએ, તો આપણા કોઇ ઇ-મેલ એડ્રેસને મુખ્ય રિસીવર અને બીજા બધાંયના ઇ-મેલ એડ્રેસ બી.સી.સી.માં રાખવા જોઇએ, જેથી એક રિસીવરને બીજાનું નામ દેખાય નહીં. ઘણી વાર લોકો બધાય રિસીવરોના નામો એક સાથે કાર્બન કોપી (સી.સી.) રિસીવરો તરીકે નાખી દે છે, એનાથી દરેક રિસીવરને ખબર પડી જાય છે કે મારા સિવાય બીજા કોને આ ઇ-મેલ ગયો છે અને એ દરેક માણસનું ઇ-મેલ એડ્રેસ કયું છે. પોતાનો ઇ-મેલ એડ્રેસ બધાંની સામે પોતાની પરવાનગી વિના છતું કરનાર અણઘડ લોકોને ઇ-મેલ રિસીવ કરનારાઓ ધિક્કારે છે. આપણાથી આવી ગંભીર ભૂલ ન થાય, એ ખાસ જોવું.
• આપણા મોકલેલ ઇ-મેલમાં મોકલનાર (Sender) અને જવાબ મેળવનાર (Reply to) નું ઇ-મેલ એડ્રેસ બરાબર હોય, એ જોવું.
• ઇ-મેલ મોકલવાનો દિવસ અને સમય કાળજીથી નક્કી કરો. આપણો ઇ-મેલ અઠવાડિયાના પહેલા દિવસે (દા. ત. સોમવારે) સવારે નહીં મોકલવો. સામાન્ય રીતે એ દિવસે લોકો વધારે વ્યસ્ત હોય અને બીજાં કામો ઉપરાંત એમને ઘણાં ઇ-મેલ ચેક કરવાના કે જવાબ આપવાના હોય છે. એવામાં આપણો ઇ-મેલ ખોવાઇ જશે.
• વધારે પડતા ઇ-મેલ થોડા થોડા સમયાંતરે નહીં મોકલવા. આજના વ્યસ્ત સમયમાં પોતાના ઇન-બોક્ષમાં વધારે પડતા વણનોતર્યા ઇમેલ (સ્પેમ) આવે એવું કોઇને ગમતું નથી.

---

 (તમારા ધંધાના વિકાસ માટે એક્ષ્પર્ટ માર્ગદર્શન તમે જ્યાં હો ત્યાં, તમને જોઇએ ત્યારે..

ગુજરાતી બિઝનેસ ગાઇડ. https://goo.gl/3iagNA)

---

આના પછી શું વાંચશો?