- પ્રદર્શનમાં આપણા સ્ટોલની ઇચ્છીત સાઇઝ અને એનું લોકેશન ક્યાં હોવું જોઇએ એ નક્કી કરવું.
- સ્ટોલ બૂકીંગ.
- સ્ટોલનું લે-આઉટ નક્કી કરવું.
- સ્ટોલમાં આપણી પ્રોડક્ટ્સમાંથી કઇ કઇ વસ્તુઓ ડીસ્પ્લે થશે, તેનું લિસ્ટ બનાવવું.
- કંપની તરફથી એ સ્ટોલમાં કોણ ઊભું રહેશે, એ નક્કી કરવું. આપણા બૂથ પર પૂરતો સ્ટાફ હોવો જરૂરી છે, બ ઓ નહીં અને બ વધારે પડેતું ટોળું પણ નહીં. સ્ટોલમાં મુલાકાતીઓ માટે પૂરતી જગ્યા હોય એ જોવું.
- સ્ટોલમાં નાની મોટી કઇ કઇ વસ્તુઓ જરૂર પડશે એનું લિસ્ટ બનાવવું. એમાંથી કઇ વસ્તુઓ આપણે ઓસમાંથી લઇ જઇશું અને કઇ નવેસરથી ખરીદીશું એ નક્કી કરવું.
- જો પ્રદર્શન બીજા કોઇ શહેર કે દેશમાં થતું હોય, તો ત્યાં જવાની ટિકિટો, રહેવાની હોટલો વગેરેનું બૂકીંગ કરવું.
- આપણા સ્ટોલ પર હાજર પ્રતિનિધિઓ કેવા કપડાં પહેરશે, એમનો ડ્રેસ કોડ નક્કી કરવો. બધાંએ એક પ્રકારનાં કપડાં પહેરેલાં હોય એ ઇચ્છનીય છે.
- શોમાં આપણે જે પ્રોડક્ટ ડીસ્પ્લે કરવાના છીએ, તેમના વિશે આપણે મુલાકાતીઓ સમક્ષ શું રજૂઆત કરીશું, એ નક્કી કરવું. ત્યાં શું સ્પીચ આપવી, શું બોલવું એ નક્કી કરવું.
- પ્રદર્શનમાં આ પાંચ પ્રકારના મુલાકાતીઓ આવી શકે છે:
- આપણા વર્તમાન કસ્ટમરો
- આપણા ભાવિ-સંભવિત કસ્મટરો
- ભવિષ્યના-સંભવિત સપ્લાયરો
- આપણા હરીફોના પ્રતિનિધિઓ
- આપણા ધંધાની સાથે બ નિસ્બત ન હોય એવા પ્રેક્ષકો
- આ દરેક પ્રકારના મુલાકાતીઓ આપણે કેવી રીતે આવકારશું, એમની સામે શું અને કેવી રીતે રજૂઆત કરીશું અને એ દરેકને આપણું કઇ પ્રકારનું સાહિત્ય (બ્રોશર-લીફલેટ-પ્રાઇસ લિસ્ટ-કેટેલોગ-વિઝિટીંગ કાર્ડ વગેરે) આપીશું, એ નક્કી કરવું.
- આપણા સ્ટોલની મુલાકાતે આવનાર દરેક વ્યક્તિની માહિતી આપણે કેવી રીતે ભેગી કરીશું, શું વીગત લઇશું અને પ્રદર્શન બાદ એમની સાથે કઇ બાબતે સંપર્ક કરવાનો છે એની નોંધ ક્યાં અને કેવી રીતે કરીશું એ નક્કી કરવું.
- આપણા મુલાકાતીઓ કેવી રીતે આવકારવામાં આવશે. એમની સાથે આપણા દરેક પ્રતિનિધિ શું વાતચીત કે વ્યવહાર કરશે એની સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ પદ્ધતિ નક્કી થઇ જાય, તો બધાંય એક રીતે જ વર્તશે અને સ્ટોલ પર કોઇ પણ પ્રકારનો ગૂંચવાડો થવાની શક્યતાઓ ઘટી જશે.
- મુલાકાતીઓને ખાવા-પીવાની કોઇ વસ્તુઓ આપવામાં આવશે કે નહીં એ નક્કી કરો. જો આપવાનું હોય, તો શું, ક્યાં, કોના દ્વારા અને કેવી રીતે એ આપવામાં આવશે એ નક્કી કરો.
- આપણા સ્ટોલ પર ઊભી રહેનાર દરેક વ્યક્તિની પ્રદર્શન દરમિયાન શું જવાબદારી હશે, તે નક્કી કરો. દરેકને પોતાનો શું રોલ છે, એના વિશે સ્પષ્ટ સમજ હોવી જ જોઇએ.
- પ્રદર્શનના સ્થળે આપણો બધો સામાન કેવી રીતે અને ક્યારે પહોંચશે એ નક્કી કરવું.
- આપણને કોઇ હંગામી-ટેમ્પરરી મેનપાવર (દા.ત. સ્ટોલ પર ઊભા રહીને આપણા મુલાકાતીઓ અટેન્ડ કરનાર પ્રોફેશનલ યુવક-યુવતીઓી જરૂર પડશે કે નહીં તે નક્કી કરો. જો જરૂર પડવાની હોય, તો એ ક્યાંથી મળી શકશે એની તપાસ કરીને વ્યવસ્થા કરવી.
- આપણા વર્તમાન કસ્ટમરો, સપ્લાયરો અને બિઝનેસના સંપર્કમાં આવતી અન્ય પાર્ટીઓ પ્રદર્શનમાં આપણા સ્ટોલ પર આવવાનું આમંત્રણ મોકલવાની વ્યવસ્થા કરવી.
- પ્રદર્શનની માહિતી આપતી કોઇ ડિરેક્ટરી કે બીજું કોઇ પ્રકાશન કે પૂર્તિ બહાર પડનાર હોય, તો એમાં આપણે શું માહિતી કે પ્રેસ નોટ આપવી એની તૈયારી કરવી.
- પ્રદર્શનમાં ભાગ લેવા માટેનું આપણું અંદાજિત બજેટ તૈયાર કરવું.
- યાદ રાખો, એક્ઝીબીશન કે ટ્રેડ શો એક એવી ઘટના છે, કે જેમાં આપણાં કસ્ટમરો આપણી પાસે આપણી પ્રોડક્ટ કે બ્રાન્ડ વિશે જાણવા માટે જાતે આવે છે. આપણી બીજી દરેક માર્કેંટિંગ પ્રવૃત્તિમાં આપણે કસ્ટમરને કોઇક રીતે સંપર્ક કરવાની કોશિશ કરતા હોઇએ છીએ, એ વખતે એ કસ્ટમર આપણી વાત સાંભળવા તૈયાર ન પણ હોય એવું બની શકે. અહીં તો કસ્ટમર આપણી સાથે વાર્તાલાપ કરવા તૈયાર હોય છે. માટે, આપણે આ તકનો પૂરતો લાભ લઇને કસ્ટમર સાથે એ વ્યવસ્થિત સંવાદ સાધી શકાય એની તૈયારી અને તકેદારી રાખવી જોઇએ.
આના પછી શું વાંચશો?
આગળનો લેખ:
પ્રદર્શનના દિવસે કરવાની પ્રવૃત્તિઓ
