- આપણા ટાર્ગેટ કસ્ટમરના સંપર્ક માટે આપણે જાતે આપણી ઇવેન્ટ્સ યોજી શકીએ, અથવા તો બીજી કોઇ ઇવેન્ટ્સને સ્પોન્સર કરી શકીએ.
- કસ્ટમર સાથે સંપર્ક અને સંવાદ બાંધવાની તકના સંદર્ભે ઇવેન્ટ્સ એક ખૂબ જ પાવરફૂલ માર્કેંટિંગ માધ્યમ છે. એનાથી આપણી કંપની કે બ્રાન્ડનો મૌખિક પ્રચાર પણ અનેકગણો વધે છે, કેમ કે આપણી ઇવેન્ટમાં આવનાર દરેક વ્યક્તિ એના વિશે એક કરતાં વધારે જણને વાત કરવાનો જ છે. પરંતુ આ બધું શક્ય બને એ માટે એ ધ્યાનમાં રાખવું જોઇએ કે એ ઇવેન્ટ એકદમ વ્યવસ્થિત રીતે યોજાય. એનું આયોજન સંતોષકારક નહીં થાય, તો એ ઇવેન્ટ દ્વારા આપણી કંપનીની બદનામી અને નેગેટિવ પબ્લિસિટી થવાના ચાન્સીસ પણ છે. ઇવેન્ટ્સના આયોજન અને અમલમાં કચાશ મોંઘી સાબિત થઇ શકે છે.
- ઇવેન્ટ્સ દ્વારા આપણે આપણી પ્રોડક્ટ કે સર્વિસની રજૂઆત આપણને જોઇએ તેવું વાતાવરણ ઊભું કરીને આપણી ઇચ્છા મુજબ કરી શકીએ છીએ. કસ્ટમર સાથેના સીધા સંપર્ક દ્વારા બ્રાન્ડનો એની સાથેનો સંબંધ ઘનિષ્ઠ બનાવવામાં ઇવેન્ટ્સ આપણી માર્કેંટિંગ સ્ટ્રેટેજીનું એક ખૂબ જ મહત્ત્વનું અસ્ત્ર બની શકે છે. આ સંપર્કમાંથી આપણને મહત્તમ ફાયદો થાય એ માટે આપણે ઇવેન્ટ્સનું આયોજન અને રજૂઆત ખૂબ જ ધ્યાનપૂર્વક કરવાં જોઇએ.
- આપણે ઇવેન્ટ્સમાં આમંત્રિતોની સંખ્યા એટલી મર્યાદિત રાખવી જોઇએ કે જેથી દરેક આમંત્રિત પર વ્યવસ્થિત રીતે ધ્યાન આપી શકાય. ઇવેન્ટ્સ દ્વારા કંપનીની બ્રાન્ડનો કસ્ટમર સાથે રૂબરૂ વાર્તાલાપ શક્ય બને છે. ઇવેન્ટ્સ દ્વારા અરસ-પરસ વિશ્ર્વાસ વધી શકે છે અને કસ્ટમર સાથે લાંબા સમયનો સંબંધ બાંધી શકાય છે. જો ઇવેન્ટ્સમાં વધારે પડતા લોકોની હાજરીને કારણે આવનારાઓ બરાબર સરભરા ન થઈ શકે, તો આ સંબંધને નુકસાન પણ થઇ શકે છે.
- ઇવેન્ટ્સનું આયોજન કરતી વખતે એનું થીમ કે મૂડ આપણી બ્રાન્ડની છબીને અનુરૂપ અને આપણા ટાર્ગેટ કસ્ટમરની પસંદગી અને રૂચિને માફક આવે એવું હોવું જોઇએ.
- ઇવેન્ટ આપણા ટાર્ગેટ કસ્ટમરને રસપ્રદ લાગે એવી હોવી જોઇએ. એને એ ઇવેન્ટ અર્થહીન ન લાગવી જોઇએ. ધારો કે આપણા બધા ટાર્ગેટ કસ્ટમરો ૪૦-૪૫ વર્ષની ઉપરની ઉંમરના હોય, તો તેમને કોઇ એક્સ્ક્લુઝીવ ડી.જે. પાર્ટી જેવી ઇવેન્ટમાં બોલાવવાથી એમને મજા નહીં આવે, કારણ કે તેઓ એમાં બ ભાગ નહીં લઇ શકે. એ જ રીતે ટીનએજર્સને બે કલાકના આધ્યામિક પ્રવચનની ઇવેન્ટમાં બેસાડવાથી ધાર્યું પરિણામ નહીં આવે.
- ઇવેન્ટ યોજવા કે સ્પોન્સર કરવા પાછળનો આપણો ઉદ્દેશ સ્પષ્ટ હોવો જોઇએ. આપણી ઇવેન્ટ એ ઉદ્દેશને અનુરૂપ હોવી જોઇએ. કોઇ ઉદ્દેશ વગરની ઇવેન્ટ ભલે ખૂબ જ ધમાકા સાથે રજૂ કરવામા આવે, એમાં ઘણાં લોકો ભાગ લે, એન્જોય કરે તો પણ કોઇ અસરકારકતા નહીં આવે.
- ઇવેન્ટનું વેન્યુ-જગ્યા પસંદ કરતી વખતે પણ ઇવેન્ટને, એમાં આવનાર લોકોને, એમની સંખ્યાને, ઇવેન્ટના દિવસ અને સમયને ધ્યાનમાં રાખવું જરૂરી છે. ઇવેન્ટ એવી જગ્યાએ હોવી જોઇએ, કે આવનારને આવવામાં ઓમાં ઓ તકલિફ પડે અને આવવાનું મન થાય.
- જો ઇવેન્ટમાં આપણે કંઇ ખાવા-પીવાનું આપવાના હોઇએ, તો આમંત્રિતોને ધ્યાનમાં રાખીને જ એનું મેનુ ચીવટપૂર્વક નક્કી કરવું જોઇએ.
- ઇવેન્ટનો સમય અને એનો આખો પ્રોગ્રામ ખૂબ જ વિચારપૂર્વક નક્કી થવો જોઇએ અને એનું અમલીકરણ જાગ્રતિપૂર્વક કરવું જોઇએ કે જેથી આખી ઇવેન્ટની ધારી અસર ઊભી કરી શકાય. ધારો કે નવી પ્રોડક્ટના લોંચીંગ માટે આપણે એક ઇવેન્ટ યોજી. એમાં આપણે પહેલા એક કલાકમાં મ્યુઝિકલ ઓેસ્ટ્રાનો મનોરંજન કાર્યક્રમ નક્કી કરેલો. ઇવેન્ટ સાંજે ૭ વાગ્યે શરૂ કરવાની ધારણા રાખેલી. એ પછી બીજા કલાકમાં લગભગ ૮ વાગ્યાથી પ્રોડક્ટની રજૂઆત માટેનો કાર્યક્રમ ગોઠવેલો. પ્રોડક્ટ રજૂ થયા બાદ લગભગ ૯ વાગ્યે ડીનર શરૂ કરવું એવી સૂચના બેન્ક્વેટ હોલવાળાને આપેલી. હવે, કોઇક કારણોસર ઇવેન્ટ શરૂ થવામાં વિલંબ થયો અને ૭ ને બદલે ૮ વાગ્યે મ્યુઝિકલ ઓેસ્ટ્રા શરૂ થયું. એ પૂરું થયું લગભગ ૯ વાગ્યે. હવે જમવાનો સમય થઇ ગયો અને સામે સૂચના અનુસાર ડીનરના બુફે કાઉન્ટરો પણ તૈયાર થઇ ગયા હતા. ઓેસ્ટ્રા પૂરું થતાં જ મોટા ભાગના આમંત્રિતો ઊભા થઇને ડીનર કરવા જતા રહ્યા. સ્ટેજ પર પ્રોડક્ટ લોંચીંગ – કે જેને માટે આ ઇવેન્ટ યોજવામાં આવેલી – એની રજૂઆત શરૂ થઇ ત્યારે હોલમાં અડધાં કરતાં પણ ઓ આમંત્રિતો હાજર હતા. મોટા ભાગના લોકો જમવા જતા રહ્યા હતા. પ્રોડક્ટનું લોંચીંગ અસરકારક રીતે ન થઇ શક્યું. આવી ગરબડો ન થાય એ માટે છેલ્લી ઘડીની વાસ્તવિક પરિસ્થિતિના આધારે પ્રોગ્રામની સમયસારિણીમાં સમયસૂચકતા વાપરીને તાત્કાલિક ફેરફાર કરી નાખવો જરૂરી હતો. યા તો ઓેસ્ટ્રાને પાછું ઠેલીને પહેલાં પ્રોડક્ટ લોંચીંગ કરી લેવું જોઇતું હતું અથવા તો ડીનર મોડેથી, બધી સ્ટેજની વિધિ પૂરી થઇ જાય પછી જ શરૂ કરવાની સૂચના આપવાની જરૂર હતી.
- ઇવેન્ટમાં આમંત્રિતો એક જ પ્રકારના હોય, એ જરૂરી છે, એમાં અલગ અલગ પ્રકારના લોકોને મીક્ષ કરવું સલાહભર્યું નથી. ખૂબ જ મોટી ઇવેન્ટ હોય અને એમાં જરૂરી હોય તો જ અલગ અલગ પ્રકારના આમંત્રિતોને સામેલ કરવા. નાની ઇવેન્ટમાં આપણે જો અલગ અલગ પ્રકારની રૂચિ અને પસંદગી ધરાવતા આમંત્રિતોને બોલાવીએ, તો એમાં એ બધાંને ઇચ્છા મુજબ અનુભવ થશે નહીં. એમાંથી અમુકને ઇવેન્ટથી નિરાશા થાય, નારાજગી થાય અથવા તો એમની અવગણના થઇ છે, એવું લાગી શકે છે. આપણે આવા વૈવિધ્યસભર આમંત્રિતગણને બોલાવવાનું ટાળવું જ જોઇએ. એક જ પ્રકારના લોકોને બોલાવીએ, તો ઇવેન્ટ દ્વારા ધારી સફળતા મળી શકે છે અને એની વ્યવસ્થા જાળવવામાં પણ સરળતા રહે છે.
- એ હંમેશાં યાદ રાખવું જોઇએ કે ઇવેન્ટ્સ એક લાઇવ પ્રોગ્રામ હોય છે. એની સફળતાનો આધાર વિવિધ પરિબળો અને બાબતો પર હોય છે. આપણે એ ધ્યાન રાખવું જોઇએ કે આપણી ઇવેન્ટ આવી અનિશ્ર્ચિતતાઓે શિકાર ન બને અને જો કદાચ કંઇક ગરબડ થાય, તો એનાથી બ વાંધો ન આવે, એની અસર સીમિત કરવા માટે આપણી પાસે બીજા વિકલ્પની તૈયારી હોય.
- આપણે અવારનવાર આવી ઇવેન્ટ્સ યોજતા હોઇએ અને આપણી કંપનીમાં જ એ બધી વ્યવસ્થા કરવા માટેની સુવિધા અને ક્ષમતા હોય, તો આપણે પોતે એ ઇવેન્ટ્સનું આયોજન અને અમલ કરી શકીએ. પરંતુ, જો એવું ન હોય, તો આપણે આવી ઇવેન્ટ્સ યોજવાનો અનુભવ ધરાવતી બહારની કોઇ પ્રોફેશનલ ઇવેન્ટ મેનેજમેન્ટ એજન્સીને એની સંપૂર્ણ જવાબદારી સોંપી દેવી જોઇએ, જેથી કંઇક આડું-અવળું થવાની શક્યતા ઓ થઇ જાય. આ એજન્સીને સિલેક્ટ કરતી વખતે એ ધ્યાનમાં રાખવું કે તેમને એ પ્રકારની ઇવેન્ટ્સ યોજવાનો અનુભવ હોય અને તેઓ આ પ્રકારની ઇવેન્ટ્સનું સફળતાથી આયોજન કરવા સક્ષમ હોય.
(તમારા ધંધાના વિકાસ માટે એક્ષ્પર્ટ માર્ગદર્શન તમે જ્યાં હો ત્યાં, તમને જોઇએ ત્યારે..
આના પછી શું વાંચશો?
આગળનો લેખ:
માર્કેંટિંગની સામગ્રી
