- આપણી જાહેરખબરના પ્રતિભાવ રૂપે આવેલ દરેક રીસ્પોન્સની કોઇક જગ્યાએ (કોમ્પ્યુટર, મોબાઇલ કે નોટબૂકમાં) નોંધ થઇ જાય એની વ્યવસ્થા કરો. જો આપણી એક જ જાહેરખબર ઘણા દિવસોએ વારંવાર પ્રકાશિત થાય, તો કસ્ટમરની ઇન્કવાયરીની ડીટેલ સાથે એની તારીખ-સમય પણ નોંધાય એ જૂઓ
- આપણા લોકોએ આવા રીસ્પોન્સીસની જે નોંધ કરી છે, એ જાતે અથવા તો કોઇ જવાબદાર વ્યક્તિ પાસેથી ચેક કરાવી લો.
- દરેક ઇન્કવારીના સંદર્ભમાં આપણે જો કંઇ પગલાં લેવાના હોય, તો એની નોંધ કરો અને એ પગલાં લેવાની જવાબદારી યોગ્ય વ્યક્તિને સોંપાય એ ધ્યાન રાખો.
- આપણને આવેલ દરેક ઇન્કવાયરીનો આપણે સંતોષકારક જવાબ આપ્યો છે અને આપણે જે કંઇ મોકલવાનું કે કરવાનું હતું, એ થયું છે કે નહીં, એ કન્ફર્મ કરી લો.
- આપણને સંપર્ક કરનાર દરેક વ્યક્તિને જેમ બને તેમ જલદી પ્રતિભાવ આપવાની તૈયારી રાખો. આપણી કંપનીમાં આવેલ ઇન્કવાયરીનો પ્રતિભાવ કોઇ કારણ વગર અમુક દિવસો કે અઠવાડિયા પછી અપાય, તો કસ્ટમરના મનમાં આપણા વિશે નેગેટિવ છાપ ઊભી થાય છે.
- કોઇ કારણસર આપણને ઇન્કવાયરીનો પ્રતિભાવ આપવામાં વધારે સમય લાગે એમ હોય, તો સામેની વ્યક્તિને એ વિશે માહિતગાર કરો. એને અંધારામાં નહીં રાખો.
- એ ખાસ યાદ રાખો કે આપણી જાહેરખબર હજારો લોકોએ જોઇ કે સાંભળી હોઇ શકે, પરંતુ એમાંથી જેમણે આપણને સંપર્ક કર્યો છે એમને જ આપણે કંઇક પ્રતિભાવ આપી શકીએ છીએ અને એમાંથી જ આપણને કંઇક ઓર મળવાની શક્યતા છે. આપણી જાહેરખબરના ખર્ચનો મહદ્ અંશ આ પ્રતિભાવો માટે જ થયો છે, એમ ગણી શકાય. એ રીતે, આ ખાસ લોકો છે, એમના પર ખાસ ધ્યાન આપો અને એમની સંભાળ રાખો.
- આપણને ફોન કે સંપર્ક કરનાર ઘણા કસ્ટમરો હોઇ શકે. પરંતુ એમની સાથે સંવાદ ચાલુ કર્યા પહેલાં એમાંથી કયા કસ્ટમર પાસેથી આપણને કેટલો બિઝનેસ મળી શકે છે, એનું અનુમાન બાંધવું અશક્ય છે. માટે દરેક કસ્ટમરની ઇન્કવાયરીને ખૂબ જ ધ્યાનથી, પૂરતી ગંભીરતાથી હેન્ડલ કરો. એને યોગ્ય પ્રતિભાવ મળે એ ખાસ જૂઓ આપણો કયો કસ્ટમર આપણા માટે ભવિષ્યમાં સોનાની ખાણ સાબિત થઇ શકે, એનું અગાઉથી અનુમાન બાંધવું મુશ્કેલ છે. માટે, શરૂઆતમાં તો એ અનુમાન બાંધીને જ ચાલો કે દરેક ઇન્કવાયરી કીમતી છે.
- આપણએ શરૂઆતમાં જ કસ્ટમરને સીધું તો પૂછી ન શકીએ, પરંતુ એની સાથે સંવાદ ચાલુ કર્યા બાદ આપણને કસ્ટમર પાસેથી મળી શકનાર બિઝનેસનો અંદાજ આવી શકે એવી કોશિશ આડકતરી રીતે થાય એ જૂઓ આ સાવધાનીપૂર્વક અને ડહાપણથી થાય, એ ધ્યાન રાખવું.
- જો આપણને ફોન આપણી કંપનીમાં એક જગ્યાએ આવે અને એ ઇન્કવાયરી અંતમાં સેલ્સ ટીમના લોકો અટેન્ડ કરવાના હોય, તો એમને એ ઇન્કવાયરીની પૂરતી વીગત અને કસ્ટમરને કેટલા સમયમાં સંપર્ક કરવાનો છે એનો સમયગાળો આપો. આવી રીતે સેલ્સ ટીમના બધાં મેમ્બરોને જે ઇન્કવાયરીઓ હેન્ડલ કરવા આપવામાં આવી હોય, એ દરેક ઇન્કવાયરીનું શું થયું, એનું ફીડબેક કે રીપોર્ટીંગ લેવાનું કામ કોઇક જવાબદાર વ્યક્તિ પાસેથી થાય, ફીડબેક લેવાય, એની તકેદારી રાખો
આના પછી શું વાંચશો?
આગળનો લેખ:
ઇ-મેલ માર્કેંટિંગ અભિયાન
