काम पर रखना एक चुनौतीपूर्ण काम है। सफल भर्ती, कंपनी को अच्छी प्रतिभा प्राप्त करने में मदद करती है, जो कंपनी के भविष्य को आकार देने में महत्वपूर्ण हो सकती है। एक साथ काम करने वाले प्रतिभाशाली व्यक्तियों का टीम किसी कंपनी को आगे बढ़ाने के लिए एक बड़ी संपत्ति सिद्ध होता है।
कंपनी में शामिल होने के लिए आने वाले मानवबल के व्यक्तिगत और पेशेवर गुणों की जाँच करने के लिए इंटरव्यू एक महत्वपूर्ण साधन है। इसे बहुत सावधानी से और उचित नियोजन के साथ किया जाना चाहिए। यदि बहुत उम्मीदवार हैं, तो उम्मीदवारों को एक या एक से अधिक परीक्षाओं के माध्यम से छाँटने की सलाह दी जाती है। समूह सेटिंग में उम्मीदवारों के व्यवहार की जाँच करने का एक अन्य तरीका परीक्षा या इंटरव्यू से पहले उनके बीच एक समूह चर्चा को आयोजित करना होता है।
इंटरव्यू के पहले और उस दौरान की जानेवाली तैयारी
- इंटरव्यू के लिए उम्मीदवारों की सूची तैयार करें। प्रत्येक उम्मीदवार के इंटरव्यू के लिए लगने वाले अनुमानित समय के अनुसार उम्मीदवारों को समय के स्लॉट दें। मूल्यांकन प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, जब तक हमारे पास समूह चर्चा या मॉस परीक्षा नहीं होती है, तब तक सभी उम्मीदवारों को एक साथ कॉल न करें। उन्हें अपने निर्धारित समय स्लॉट के अनुसार बुलाया जाना चाहिए।
- इंटरव्यू की तिथि, समय और स्थान के बारे में उम्मीदवारों को पहले से ही ठीक तरह से सूचित करें।
- उन्हें कौन से दस्तावेज़ लाना है, इंटरव्यू और परीक्षण की पूरी प्रक्रिया और प्रक्रिया में कितना अनुमानित समय लग सकता है, के बारे में उन्हें बताएँ |
- इसके अलावा, यदि आवश्यक हो, तो स्थान तक पहुँचने के लिए उन्हें यात्रा के निर्देश आदि दें |
- उम्मीदवारों से पुष्टि प्राप्त करें कि वे इंटरव्यू के लिए आ रही हैं या नहीं।
- एक शांतिपूर्ण जगह तय करें जहाँ इंटरव्यू लिया जाएगा। यदि आवश्यक हो तो उस जगह को आरक्षित करें। (कंपनियों में मीटिंग रूम एक साझा संसाधन होता है और आवश्यकता के अनुसार विभिन्न विभागों द्वारा बुक किया जाता है।)
- समय स्लॉट के अनुसार इंटरव्यू शुरु करने व समाप्त करने का प्रयास करें।
- सुनिश्चित करें कि उम्मीदवारों का ध्यान रखा जाता है और इंटरव्यू और परीक्षा प्रक्रिया के दौरान और प्रतीक्षा अवधि के दौरान उन्हें उचित रूप से निर्देशित किया जाता है।
- यदि इंटरव्यू और परीक्षा प्रक्रिया में काफी समय लगता है, तो दिन के समय अनुसार उम्मीदवारों के लिए भोजन की भी व्यवस्था करें।
- इन दिनों, किसी भी कंपनी की सफलता में मानव संसाधनों को एक बहुत ही महत्वपूर्ण घटक माना जाता है और इसलिए, उम्मीदवारों (जो भविष्य के कर्मचारी बन सकते हैं) के साथ यह पहला संवाद पूरी तरह से देखभाल के साथ संभाला जाना चाहिए, क्योंकि यह कंपनी की या इसके नियोक्ता ब्रांड की छवि बनाता है |
इंटरव्यू पैनल
- उस चयन पैनल को तैयार करें जो इंटरव्यू आयोजित करेगा।
- किसी उम्मीदवार के इंटरव्यू के दौरान इंटरव्यू पैनल में कम से कम दो लोग उपस्थित होना चाहिए। वरिष्ठ पदों के लिए, तीन या अधिक इंटरव्यू लेने वाले हों, इसकी सलाह दी जाती हैं।
- एचआर से एक व्यक्ति और जिसमें नया कर्मचारी जोड़ा जाएगा, उस से संबंधित विभाग के एक या एक से अधिक व्यक्ति, इंटरव्यू पैनल पर होने चाहिए।
- कभी-कभी, कुछ बाहरी विशेषज्ञ, सलाहकार या कंसलटेंट को भी इंटरव्यू के उद्देश्य से बुलाया जाता है।
- इंटरव्यू कार्यक्रम के बारे में इंटरव्यू पैनल को सूचित करें और उन्हें पहले से ही उम्मीदवारों के नौकरी के विवरण और रिज्यूम की प्रतियाँ प्रदान करें।
- इंटरव्यू पैनल पर सभी को उस पद पर जॉब की आवश्यकताओं के बारे में पता होना चाहिए, जिसके लिए इंटरव्यू आयोजित किए जा रहे हैं।
- प्रत्येक उम्मीदवार के लिए प्रत्येक इंटरव्यू लेने वाले, भरे जाने के लिए एक इंटरव्यू मूल्यांकन फॉर्म दें। वे एक टीम के रूप में एक ही फार्म में भी इसे भर सकते हैं।
- अंत में, इंटरव्यू पैनल को इंटरव्यू लिए गए प्रत्येक उम्मीदवार के बारे में अपना फैसला देना चाहिए, कि क्या वह शॉर्टलिस्टेड है, अस्वीकृत है या होल्ड पर रखी गई इत्यादि है।
इंटरव्यू प्रक्रिया
- उम्मीदवार को सहज महसूस होने दें |
- जिस नौकरी का प्रश्न है, उसके संबंध में उम्मीदवार के कौशल, ज्ञान, अनुभव और दक्षताओं को जानने का प्रयास करें।
- प्रश्न ऐसे हों, जिससे नौकरी के विवरण के अनुसार उम्मीदवार की उपयुक्तता का पता लगाने की कोशिश हो।
- इसके साथ-साथ, हमें उसके अप्रोच, प्रवर्तन, प्रेरणा और रुचियों के बारे में जानने का प्रयास करना चाहिए।
- इसके अलावा हमें एक टीम में, काम करने की उपयुक्तता, उसकी भावनात्मक परिपक्वता और स्थिरता के बारे में पता लगाने की कोशिश करना चाहिए।
- अगर नौकरी में दूसरों की निगरानी या प्रबंधन शामिल है, तो हमें उसकी नेतृत्व दक्षताओं की जाँच भी करना चाहिए |
- उससे अपनी ताकत और कमजोरियों के बारे में पूछें।
- हमें उसकी पृष्ठभूमि, पारिवारिक जिम्मेदारियों और सहयोग संरचना को जानने के लिए उसकी पारिवारिक जानकारी (अर्थात् परिवार में कौन हैं व उनके व्यवसाय आदि के बारे में) मालूम करना चाहिए।
- इसके अलावा नौकरी के विशिष्ट प्रश्नों के अलावा, निम्नलिखित कुछ सामान्य प्रश्न हैं, जिनका उपयोग स्थिति के अनुसार किया जा सकता है:
ए) अब तक के आपके केरियर के बारे में कुछ बताएँ।
बी) अपनी नौकरी के विभिन्न असाइनमेंट में आपकी उपलब्धियों का वर्णन
सी) नौकरी में आपको क्या चुनौतियाँ लगती है?
डी) आपको नौकरी में क्या हतोत्साहित करता है?
ई) वर्तमान नौकरी छोड़ने का क्या कारण है?
एफ) जब आप उसमें शामिल हुईं, तब शामिल होने का क्या कारण था?
जी) जल्दी-जल्दी नौकरी में परिवर्तनों की व्याख्या आप कैसे करती हैं? (यह तब लागू होता है, अगर व्यक्ति ने अतीत में बहुत सी नौकरियाँ बदली हैं।)
एच) आपने अपनी शैक्षणिक योग्यता से परे कौन सी नई कुशलता या दक्षता हासिल की है और कैसे?
आई) आप मुश्किल परिस्थितियों या लोगों को कैसे संभालेंगीं?
जे) आप कितनी जल्दी ज्वाईन कर सकती हैं?
परीक्षाओं का आयोजन
- उम्मीदवारों के चयन के लिए, कभी-कभी मात्र इंटरव्यू पर्याप्त नहीं होते हैं।
- व्यक्तिगत इंटरव्यू लेने में बहुत समय लगता है। यदि उम्मीदवारों की संख्या अधिक है, तो प्रारंभिक छंटनी कुछ परीक्षाओं द्वारा की जा सकती है।
- कई कार्यों के लिए जहाँ उम्मीदवार के वास्तविक कौशल या अप्रोच को हमारी न्यूनतम आवश्यकता से मेल खाना होता है, वहाँ उम्मीदवारों की उपयुक्तता की जाँच के लिए परीक्षाओं की आवश्यकता रहती है।
- आम तौर पर, दो प्रकार की परीक्षाओं का उपयोग किया जाता है: 1) व्यक्तित्व मूल्यांकन परीक्षा 2) नौकरी कौशल परीक्षा |
- कौशल, ज्ञान, योग्यताओं, अप्रोच, व्यक्तित्व लक्षण और उम्मीदवारों की व्यवहार प्राथमिकताओं का आकलन करने के लिए व्यक्तित्व मूल्यांकन (जैसे मनोचिकित्सा) परीक्षाएँ आयोजित की जाती हैं।
- ऐसी परीक्षाएँ हमारे परिसर में, कुछ पेशेवर परीक्षण केंद्रों पर या ऑनलाइन भी आयोजित की जा सकती हैं। ऐसी कुछ वेबसाइटें हैं जो ऐसे परीक्षाएँ उपलब्ध कराती हैं। हम इस सुविधा का उपयोग कर सकते हैं और इंटरव्यू के लिए आने से पहले उम्मीदवार को ऑनलाइन परीक्षा देने के लिए मार्गदर्शन दे सकते हैं। ऐसे परीक्षणों के परिणाम के आधार पर, हम उम्मीदवारों को छाँट सकते हैं और इंटरव्यू के लिए एक शॉर्टलिस्ट तैयार कर सकते हैं।
- आदर्श रूप से, हमारे परिसर में ही नौकरी कौशल परीक्षाएँ आयोजित की जानी चाहिए।
- हमारी मूल्यांकन प्रक्रिया के आधार पर, ये परीक्षाएँ इंटरव्यू के पहले या बाद में आयोजित हो सकती हैं। यदि परीक्षाओं के परिणाम ही इंटरव्यू के आधार हैं, तो इन्हें पहले आयोजित किया जाना चाहिए।
- नौकरी कौशल परीक्षा के लिए, एक टेस्ट पेपर या असाइनमेंट तैयार किया जाना चाहिए और उस विभाग को मदद के लिए तैयार रखना चाहिए, जिसके लिए हम लोगों का चयन करने की कोशिश कर रहे हैं। नौकरी कौशल परीक्षा के कुछ उदाहरण:
ए) क्या अकाउंटिंग के व्यक्ति में अकाउंटिंग या उसके सॉफ्टवेयर के संबंध में पर्याप्त स्तर की विशेषज्ञता है।
बी) यदि नौकरी कुछ तकनीकी स्तर की है, जैसे कि सॉफ्टवेयर तो आवश्यक कौशल स्तर सुनिश्चित करने के लिए उपयुक्त परीक्षा आवश्यक हैं।
सी) यदि नौकरी में कुछ मशीन या उपकरण का उपयोग करना शामिल है, तो उसके संचालन में अपने कौशल स्तर की जाँच करने के लिए परीक्षा डिज़ाइन की जाती है |
डी) लोगों के व्यक्तित्व के प्रकार और अप्रोच को समझने के लिए, कई कंपनियों द्वारा हस्तलेखन विश्लेषण का भी उपयोग किया जाता है ।
टेलीफोनिक या वीडियो इंटरव्यू
- यदि उम्मीदवार किसी अन्य शहर या देश से है और हम व्यक्तिगत इंटरव्यू के लिए कॉल करने से पहले उसे स्क्रीन करना चाहते हैं, तो एक फोन या वीडियो इंटरव्यू की कोशिश की जानी चाहिए।
- ऐसे इंटरव्यू की निश्चित तारीख व समय तय किया जाए और उम्मीदवार और इंटरव्यू पैनल दोनों को इसके बारे में सूचित किया जाए।
- इंटरव्यू से पहले संचार उपकरण का परीक्षण करें।
- यदि इंटरव्यू फोन पर किया जा रहा है, तो फोन को स्पीकर मोड पर रखा जाए, जब तक कि केवल एक व्यक्ति ही ऐसा इंटरव्यू नहीं ले रहा हो।
- फोन या वीडियो इंटरव्यू शुरू करने से पहले उम्मीदवार को पैनल सदस्यों का परिचय दें।
इंटरव्यू स्तर/ दौर मालूम करना
- जूनियर पदों के लिए, आमतौर पर इंटरव्यू और परीक्षण का एक स्तर पर्याप्त होता है।
- मध्यम और वरिष्ठ पदों के लिए, दो या कभी-कभी तीन स्तर के इंटरव्यू आयोजित किए जाते हैं।
- वरिष्ठ पदों के लिए, सलाह दी जाती है कि अलग-अलग स्थानों पर अलग-अलग दिनों में दो या दो से अधिक इंटरव्यू आयोजित करें। यह हमें अलग-अलग परिस्थितियों में एक ही व्यक्ति को जानने में सक्षम करेगा, जिससे हमें उसे बेहतर ढंग से समझने में मदद मिलेगी |
- तकनीकी पदों के लिए, आमतौर पर इंटरव्यू दो दौर में लिया जाता है। सबसे पहले, तकनीकी दौर जहाँ उनके तकनीकी कौशल की जाँच की जाती है। यहाँ, उम्मीदवार को दिए गए तकनीकी परीक्षा का परिणाम जाँचा और क्रॉस चेक किया गया है। अगला एचआर दौर है जहाँ उम्मीदवारों के व्यक्तिगत गुण, अप्रोच, स्वभाव, संचार कौशल इत्यादि की जाँच की जाती है। मानव संसाधन दौर आम तौर पर उन उम्मीदवारों के लिए आयोजित किया जाता है, जिन्होंने तकनीकी स्क्रीनिंग दौर को पूरा कर लिया है। हालांकि, कंपनी की आवश्यकता, मूल्यांकन मानदंड और प्राथमिकताओं के अनुसार क्रम भिन्न हो सकता है।
- इंटरव्यू और परीक्षण के प्रत्येक स्तर के परिणामों के आधार पर, अंतिम शॉर्टलिस्टिंग या चयन किया जाना चाहिए।
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